接打电话有什么礼仪需要注意的？接打电话的礼仪

拨打电话：

1.时长

给别人打电话时，每次通话的时间长度应有所控制。其基本的要求是：以短为佳，宁短勿长。

在电话礼仪中，有所谓的“三分钟原则”。实际上，它就是“以短为佳、宁短勿长”基本要求的具体体现。它要求在打电话时，发话人应当自觉地。有意识地将每次通话的时长限定在3分钟之内，并尽量不要超过这一限定。例如，可以在开始通话时，先询问一下对方，现在通话是否方便。倘若对方不方便，则可另约一个时间，届时再把电话打过去。倘若通话时间较长，也应事先征求对方同意，并在结束通话时为占用对方很长时间而略表歉意。

2.时机

按照惯例，通话的最佳时间有二：一是双方预先约定的时间；二是对方方便的时间。

除有要事必须立即联系对方外，不要在他人休息的时间打电话。例如，每日上午7点之前、晚上10点之后以及午休时间、节假日等等，在对方用餐时打电话也是非常不合适的。

拨打国际电话时，首先要了解一下时差，不要昼夜不分地去骚扰他人。

打公务电话，要尽量选在工作时间内进行，不要在他人的私人时间、尤其是休假期间去麻烦对方。此外，若是能有意识地避开对方的通话高峰时间、业务繁忙时间、生理厌倦时间，则打电话的效果会更佳。

在对方节假日、用餐、睡觉时或其工作、开会时，万不得已打电话影响了别人，不仅要讲清楚原因，而且切记要说一声：对不起。

在他人上班时间内，原则上不要为了私人事宜给对方打电话，这样可能会妨碍到对方的工作，给对方留下不好的印象。

接听电话：

1.及时接听

及时接听电话是电话礼仪的首要要求。电话铃声一旦响，应立即停止自己手头的事，尽快接听，不要让电话铃声响五遍。

如果有可能的话，在电话铃响以后，应亲自接听电话，不要轻易让别人代劳，尤其不要让小孩代接电话。不要铃响许久，甚至响过几遍之后，才姗姗来迟地去接电话。此举可能会消磨掉对方的耐心，同时给对方留下妄自尊大的不佳印象。不过，铃声才响过一次就拿起听筒，也显得操之过急。有时，还会令发话人大吃一惊。在正常情况下，不应该不接听他人打来的电话，尤其是“如约而来”的电话。因特殊原因，致使铃响过久才接起电话，必须在通话之初向对方表示歉意，抱歉让对方久等，这样会给对方留下好的印象，以便于以后交流。

2.应对谦和

接电话时，应努力使自己的所作所为合乎礼仪。具体来说，我们要注意以下几点：

1）先自报家门：拿起话筒后，应自报家门：“您好，这里是XXX”并首先向发话人问好，注意声音要优美响亮、吐字要清晰。

向发话人问好，一是出于礼貌；二是为了说明有人正在接听。至于自报家门，则是为了让发话人验证一下，是否拨错了号码或找错了人。自报家门时所说的内容，可参照发话人自报家门时的模式酌定。在私人寓所接听电话时，为了自我保护，有时可以用电话号码作为自报家门的内容，或者不必自报家门。

2）勿忘道别：当通话终止时，不要忘记向发话人道别，礼貌地向对方说“再见”、“回头联系”、保持联系等等。当通话因故暂时中断后，要等候对方再拨进来，既不要扬长而去，也不要为此而责怪对方。

3）善待拨错：若接听到误拨进来的电话，要耐心向对方细加说明。如有可能，还应向对方提供帮助，或者为其代转电话。千万不要为此勃然大怒、恶语相向，甚至出口伤人。

3.姿态端正

平时，电话铃声一旦响起，则应当以讲电话为自己的中心活动，而绝不应当不明主次、随意分心。接听电话时，你的姿态是否端正，对方可以从你说话的语气中判断出来，工作中常有倦意的声音会给对方一种不重视、不礼貌的感觉。接听电话时坚决不能喝茶、抽烟、吃东西，即使看不见对方。也要当作对方在眼前，尽量保持谦恭的态度。

1）不方便接听电话时：万一在会晤重要客人或举行会议期间有人打来电话，而且此刻的确不宜与其深谈，可向对方说明原因、表示歉意：“对不起，我现在正在开会……”。并再约一个具体时间“……我开完会以后给您打过去”，届时主动拨打电话过去。若对方是长途的话，尤其要注意，别让对方再打过来，约好下次通话时间后，按时给对方打过去。在下次通话开始时，勿忘再次向对方致歉。不论自己多么忙，都不要拔下电话线，对外界进行自我隔绝，也不要把假的电话号码或别人的电话号码留给自己不希望与之保持联系的人。

2）同时有两个电话时：在接听电话时，适逢另一个电话打了进来，切记置之不理。可先对通话对象说明原因，请求其稍候片刻，然后立即去接另一个电话。待接通之后，先请对方稍候，或过一会儿再打进来，随后再继续方才正打的电话。

4.热情礼貌

接电话时，假如对方找的不是自己，不要口出不快，拒绝对方代找旁人的请求，尤其不要对对方所找之人有微词；如果对方要找的人就在身边，千万不要告诉对方他所找之人“不在”。如果不满地说“没有你找的这个人”，则更是失礼。

同事、家人之间，互相代接电话，本是互利互助之事，所以讲究礼尚往来。连电话都懒得为人代接的人，在社会交往中是难以取信与人的。

5.不当“包打听”

在代接电话时，

不要充当“包打听”，不要向发话人询问对方与其所找之人的关系。当发话人有求于己，要求转达某事给某人时，要严守口风。切勿随意扩散、广而告之。辜负他人的信任。

即使发话人要找的人就在附近，也不要大喊大叫，闹得人人皆知。即使是紧急的电话，也要冷静地向别人传达，否则可能会引起一些不必要的小骚动。当别人通话时，不要“旁听”，更不要插嘴。

6.做好记录

若发话人所要找的人不在时，可在向其说明后，问一下对方是否需要代为转达。如对方有此请求，则应相助与人。商务电话往往涉及到业务内容和谈判问题，因此在接听自己的电话或代为接听电话时，一定要比较全面详细地记下电话的内容。一般来说，记录要遵循“5W1H”技巧：

1）when：要记下接听电话的时间和对方电话中提到的关键时间。

2）who：要记下打电话的人的姓名、单位等信息。

3）where：要记下电话里提到的地点，这里分两种情况：一是来电者提到的上次会面地点；二是对方邀约会谈或洽谈的地点。

4）what：这是记录中最重要的部分，即双方通话的主要内容、谈话涉及到的主要事件。

5）why：关于对方提到的措施或方案等问题，他会有一定的相关解释，这是向上级汇报或者向同事转达时的主要释疑依据。

6）how：指有关对方提到的措施、方法、建议。这也是记录的重要内容。注意：记录时要用自己快捷独特的语言写下核心信息，并及时复述一遍自己的理解给对方听，以保证双方的理解没有偏差。