基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其他载体的材料。

第一步：同步收集

工程档案包含立项文件、施工合同、设计资料、监理文档、竣工决算等多项内容，在工程开展的各环节中实时收集资料，在资料送审环节直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，将档案管理紧密融入日常管理工作，成为密不可分的一部分。

第二步：完整、准确、真实

工程档案专业性强，且与公司的投资成本紧密相关，重要性非同小可。全体员工、分公司工程人员进行档案审核方面的专门培训。结合实际对关键审核要点再次作了提炼：
完整性：各环节文档齐备、签字盖章齐全。
准确性：除各类技术参数外，重点审核工程量、设计变更、材料平衡数据。

真实性：重点根据文本内容，再次确保隐蔽工程100%到现场记录及签证手续完备。

第三步：学习与合作

学习先进归档经验，做好资料临时保管工作。从收集到归档需要一定周期，由于工程资料滚动速度快，数量庞大，临时保管也是重要课题。经过学习，工程建设部对收集的资料进行分类、编号，统一存放，确保资料妥善保管。
通过学习平台检索及实地考察，思考并形成对归档后资料的调阅使用管理模式，即创建通过索引目录实现资料的齐全及追溯管理模式。

第四步：编写“档案目录”

工程建设平均每年专项达到20个以上，单项建设量更是高达上万个。各类文档的追溯与寻找十分困难。应在各单项工程生命周期中，以单项任务号为索引，建立完备的档案索引管理目录，并在整期工程结束后同步归档，电子目录留存在工程建设部，纸质文档移交综合办，实现清晰索引，并双重备份。

第五步：断舍离

随着工程建设工作的开展，工程档案管理也经历了多次模式转变，仓库中存在一些老资料的堆砌现象。应定期对老资料进行全面清查，逐个核实，力争不多头管理、不重复归档，排除管理干扰，减少无效管理成本。
工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。